Firma rodzinna rośnie do dwudziestu osób. Co wtedy przestaje działać

29 wrz Firma rodzinna rośnie do dwudziestu osób. Co wtedy przestaje działać

Mała firma ma jedną wielką zaletę organizacyjną: wszystko wie właściciel. Kto dzisiaj przyszedł, kto jedzie do klienta, kto wziął wolne w piątek, ile zostało towaru, na jakim etapie jest zlecenie dla firmy z Rybnika. Ta wiedza nie jest nigdzie zapisana, bo nie musi być. Siedzi w głowie jednej osoby, która widzi cały zakład ze swojego miejsca.

Ten model działa doskonale i nie ma sensu go zmieniać, dopóki działa. Problem polega na tym, że kończy się nagle, a nie stopniowo.

Granica przebiega zwykle między dwunastą a dwudziestą osobą albo pojawia się wcześniej, wraz z drugą lokalizacją lub pierwszą zmianą popołudniową. Poniżej pięć rzeczy, które załamują się jako pierwsze.

1. Właściciel przestaje widzieć wszystkich

Nie z powodu liczby ludzi, ale z powodu ich rozproszenia. Jedna osoba jest u klienta, dwie na budowie, jedna na urlopie, jedna od tygodnia na zwolnieniu, dwie pracują od czternastej. Do tego dochodzi to, że sam właściciel coraz częściej jest w drodze.

Pierwszym objawem jest pytanie zadawane w środku dnia: „a gdzie jest Marek?”. Drugim, poważniejszym, jest sytuacja, w której na zmianę przychodzi o jedną osobę mniej, niż potrzeba, i nikt tego nie zauważa do godziny dziewiątej.

2. Ustalenia przestają być wspólne

W ośmioosobowej firmie zasady nie muszą być zapisane, bo wszyscy słyszeli, jak właściciel je ustalał. Przy dwudziestu osobach połowa zespołu nie była przy tej rozmowie, a nowo zatrudnieni poznają reguły od kolegów, w wersji przekazanej z drugiej albo trzeciej ręki.

Efekt jest przewidywalny: dwie osoby na tym samym stanowisku mają różne przekonania na temat tego, o której zaczyna się praca, czy przerwa wlicza się do czasu pracy i komu zgłasza się wyjście do lekarza. Żadna z nich nie jest nieuczciwa. Po prostu usłyszały coś innego.

3. Rozliczanie czasu pracy staje się problemem, a nie formalnością

Do kilku osób lista obecności jest czystą formalnością, bo właściciel i tak wie, kto był. Przy dwudziestu przestaje wystarczać z trzech powodów jednocześnie.

Pojawiają się nadgodziny, które trzeba rozliczyć i za które należy się dodatek. Pojawiają się nieobecności nakładające się na siebie w sposób trudny do ogarnięcia z pamięci. I pojawia się obowiązek, o którym w mniejszej skali łatwo nie pamiętać: pracodawca ma prowadzić dla każdego pracownika ewidencję czasu pracy, a przy kontroli Państwowej Inspekcji Pracy właśnie ten dokument jest przedmiotem pytania. Papierowa lista obecności nim nie jest, bo pokazuje podpis, a nie liczbę przepracowanych godzin.

4. Wiedza o firmie siedzi w jednej głowie

Najbardziej ryzykowna pozycja z całej piątki i najrzadziej dostrzegana.

Jeśli tylko właściciel wie, jaki jest stan rozliczeń z najważniejszym klientem, kto ma jakie uprawnienia i kiedy wygasa przegląd maszyny, to jego dwutygodniowy urlop albo choroba zatrzymują część firmy. W przedsiębiorstwie rodzinnym problem bywa jeszcze węższy, bo ta wiedza dzieli się między dwie osoby, które są ze sobą spokrewnione i jadą na ten sam urlop.

5. Zatrudnianie przestaje być oczywiste

Do pewnej wielkości nowa osoba pojawia się w firmie dlatego, że ktoś kogoś znał. Przy dwudziestu pracownikach ta metoda się wyczerpuje, a zatrudnianie z rynku wymaga czegoś, czego mała firma zwykle nie ma: opisu stanowiska, przewidywalnego grafiku i sposobu wdrożenia, który nie polega na chodzeniu za starszym kolegą przez trzy tygodnie.

W jakiej kolejności to porządkować

Nie wszystko naraz, bo tak wygląda większość nieudanych prób. Sensowna kolejność wynika z tego, gdzie błąd kosztuje najwięcej.

1. Zasady na piśmie. Jedna kartka albo krótki regulamin: godziny pracy, przerwy, tryb zgłaszania nieobecności, komu i do kiedy. Koszt zerowy, efekt natychmiastowy.
2. Ewidencja czasu pracy. Obszar, w którym zaniechanie oznacza jednocześnie stratę pieniędzy i ryzyko formalne.
3. Grafik z wyprzedzeniem. Dwa tygodnie naprzód zamiast czwartku na następny tydzień. Zmiana organizacyjna, nie inwestycja.
4. Rozdzielenie wiedzy. Wypisanie tego, co wie tylko właściciel, i przekazanie części drugiej osobie.
5. Reszta. Magazyn, rozliczanie zleceń, baza klientów, według tego, co w danej firmie najbardziej boli.

Ile to kosztuje i kiedy się opłaca

Pierwsze trzy punkty z listy nie wymagają dużych pieniędzy, a drugi z nich daje się policzyć dość dokładnie, bo jego koszt jest znany z góry.

Przy dwudziestu pracownikach abonament za system do rejestracji czasu pracy mieści się w kwocie kilkuset złotych netto miesięcznie, do czego dochodzi urządzenie do kupienia albo do wynajmu oraz jednorazowa opłata za uruchomienie. Aktualne progi opisuje cennik systemu RCP. Po drugiej stronie rachunku stoją dwie pozycje: kilka godzin miesięcznie, których nie trzeba już poświęcać na przepisywanie kartek, oraz nadgodziny i spóźnienia, które przestają być niewidzialne.

Prosty test opłacalności: pomnóż liczbę pracowników przez dziesięć minut dziennie i przez liczbę dni roboczych w roku. Przy dwudziestu osobach wychodzi około 830 godzin. Nie chodzi o to, że tyle się traci, bo część tego czasu jest po prostu naturalnym marginesem. Chodzi o to, że przy takiej skali margines przestaje być drobiazgiem, a firma nie ma o nim żadnej informacji.

Czego nie warto robić

Dwie pułapki typowe dla firm rodzinnych na tym etapie.

Pierwsza to wdrożenie systemu bez uporządkowania zasad. Jeśli w firmie nie ustalono, o której zaczyna się praca i jak zgłasza się wyjście, żadne urządzenie tego nie rozstrzygnie. Da za to poczucie, że firma zaczęła kontrolować ludzi, i to bez wyjaśnienia dlaczego.

Druga to przeciwna skrajność, czyli odkładanie wszystkiego do momentu, gdy „się uspokoi”. W rosnącej firmie nie uspokaja się nigdy, a każdy kolejny pracownik podnosi koszt późniejszego porządkowania.

Podsumowanie

Przejście z kilku do dwudziestu osób nie jest kwestią skali, ale zmiany sposobu zarządzania. Wiedza, która wystarczała w jednej głowie, musi zacząć istnieć poza nią: na kartce z zasadami, w grafiku ogłaszanym z wyprzedzeniem i w ewidencji, która sama zapisuje godziny. Trzy rzeczy, z których dwie są darmowe.

Wśród rozwiązań adresowanych do firm tej wielkości dostępny jest na polskim rynku między innymi RCM Control, gdzie czytnik przy wejściu łączy się z ewidencją, grafikiem i wnioskami urlopowymi w jednym panelu.